Auftragsbearbeitung
Angebot bis Rechnung
Dokumente von Angebot bis Rechnung zu erstellen ist die Kernaufgabe der Auftragsbearbeitung.
In Optimus wird diese Aufgabe transparent mit den Stammdaten verknüpft. Sodass auch hier das typische fensterlose Arbeiten ermöglicht wird.
Zur Erstellung der Dokumente werden die benötigten Positionen aus dem Stamm in den Warenkorb gelegt und dann in das Dokument übernommen. Aufgrund der transparenz können verschiedene Kostenarten gleichzeitig gewählt und eingefügt werden. Das spart erheblich an Zeit.
Die Kosten- und Positionsarten in Optimus
Material
Artikel können aus dem Stamm oder manuell im Dokument erstellt werden
Leistung
Leistungen fassen mehrere Positionen und Areitsgänge in Stücklisten zusammen.
Fremdleistung
Zugekaufte Dienstleistungen von Subunternehmen lassen sich leicht im Dokument mit kalkulieren
Lohn
Die Stundensätze, berechnet in der Unternehmenskalkulation. Z. Bsp. Facharbeute, Meister, Helfer.
Geräte/Fahrz.
Geräte und Fahrzeuge verursachen Kosten die hier hinterlegt werden können
Sonstige
Kosten die sich keiner anderen Kostenart zuweisen lassen. Z.Bsp. Lager-, Transportkosten
Freie Position
Nicht im Stamm hinterlegt Positionen
Freie Texte
Wiederkehrende Texte werden als Textbaustein hinterlegt und sind frei editierbar
Titel
Strukturelemente mit Überschrift und Titelsumme
Untertitel
Untertitel dienen der besseren strukturierung vor allem bei großen Projekten
Eine weitere wichtige Funktion ist das Strukturelement. Mit Ihm lassen sich Standardstrukturen schnell und einfach in einem Dokument aufbauen. Mit wenigen Klicks sind alle Titel, Untertitel, Zwischnsummen und Titelsummen im Dokument erzeugt.
Positionsmerkmale in Optimus
Eine Alternativposition wird in der Regel Alternative zu einer vorstehenden Position genutzt. Dabei ist es möglich, den Einzelpreis (EP), nicht aber den Gesamtpreis, also Menge mal EP an zu zeigen.
Sie selbst enrscheiden ob der Alternativpreis mit in die Endsumme einfließen soll oder nicht.
Es gibt immer wieder Positionen, deren Bedarf und Menge bei der Dokumenterstellung noch nicht bekannt sind. Soche Positionen können als Eventualposition gekennzeichnet werden. Auch hier wird nur der Einzelpreis gezeigt.
Die Per-Position kann genutzt werden, wenn die z. Bsp. die benötigte Menge noch nicht bekannt ist.
- Erdkabel verlegen. Per lfd. Meter x€
- Bodenaushub. Per m³ x€
- Wartungsgebühr mtl. Per Monat x€
Eine Pauschalposition nutzen Sie, wenn Sie Leistungen zu einem Festgestzen Preis anbieten müssen. Die Preisermittung kann in der Stückliste erfogen
Eine sehr leistungsstarke Möglichkeit, das Angebot zu gestallten. Zeigen Sie Ihrem Kunden alle in der Leistung enthaltenen Materialien und Leistungen. Kalkulieren Sie jede Position, das Ergebnis fließt in den Gesamtpreis ein.
Ob die Mengen und/oder Preise der Einzelpositionen gezeigt werden entscheiden Sie. So erhalten Sie eine Aufzählung aller Positionen mit nur einem Preis. Dem Gesamtpreis.
Sie kennen das. Sie müssen Ihrem Kunden Zugeständnisse machen.
Beispiel: „die Montage ist aber inklusive“.
Fügen Sie die „kostenlose“ Position ins Dokument ein und markieren Sie „Ohne Berechnung“. Der Preis wird nicht in der Gesamtsumme eingerechnet, den haben Sie schon kalkuliert. Ihr Kunde sieht, dass die Montage nicht berechnet wird.
Ganz nach dem Motto: Tue Gutes und rede drüber
Rabatte können in Optimus auf eine oder mehrere Positionen vergeben werden.
Sie bestimmen welche Positionen rabattiert werden, und geben einen Betrag oder Prozentsatz vor. Der Rabatt wird unter der Position ausgegeben
Eine Festpreisposition ist hilfreich, wenn die Gesamtsumme des Dokumentes geändert werden soll. Eine Preisänderung wird auf allen Positionen prozentual, gewichtet durchgeführt. Festpreispositionen werden nicht geändert.
Nachdem Sie die gewünschten Positionen in Ihr Dokument eingefügt haben können Sie Merkmale per Mausklick ein- oder ausschalten.
Da Sie Ihr Dokument sowohl in der Vorschau als auch als Tabelle sehen, können Sie dies ohne zusätzliche Fenster oder Abfragedialoge erledigen.
Einfach klicken - fertig!